Sistem manajemen mutu mengatakan "Write what you do, do what you write". Tulislah apa yang Anda kerjakan, kerjakanlah apa yang Anda tulis. Tuliskan segala rencana pekerjaan Anda, lalu dokumentasikan, catatlah pekerjaan tersebut. Suatu saat mungkin perlu dilihat kembali dan digunakan untuk keperluan tertentu. 

Mencatat dan mendokumentasikan bisa dalam bentuk klasik seperti menyimpan berkas di lemari arsip. Penyimpanan yang lebih berteknologi adalah menyimpan hasil pekerjaan di hard disk komputer. Di era teknologi informasi, penyimpanan sudah tidak lagi menggunakan ruang penyimpanan fisik, semuanya disimpan di server. Inilah yang disebut dengan penyimpanan awan (cloud storage). Selain disimpan seperti penyimpanan klasik, penyimpanan awan demikian mudah untuk dipublikasikan, dijadikan berita agar bisa memotivasi orang lain untuk melakukan hal yang sama dengan apa yang kita lakukan.

Bagi sebahagian orang, mempublikasikan segala aktivitas di internet bisa jadi dianggap negatif hanya sekedar untuk unjuk gigi, pamer, ingin mendapatkan pujian, atau agar dianggap memiliki kinerja yang baik oleh pimpinan. Sebaliknya, orang-orang yang berpikir positif akan selalu berpikiran semuanya adalah kebaikan. Mereka menganggap apa yang dipublikan dan di-online-kan perlu dimaknai, dicontoh, dan dijadikan budaya bersama jika dianggap baik dan bermanfaat. Selain itu, publikasi di internet akan membudayakan prinsip transparansi, akuntabilitas, aksessabilitas, dan lain sebagainya.

Tulisan ini membicarakan hal tersebut, bekerja, menyimpan, mendokumentasikan pekerjaan di awan. Dimulai dari identifikasi permasalahan umum yang dihadapi dunia perguruan tinggi, dan kemudian memberikan solusi sederhana yang begitu mudah dilakukan setiap orang. Tidak bermaksud mengajari ikan berenang, bukan pula untuk menggurui orang-orang pintar, atau mencari-cari kesalahan dan titik lemah orang lain. Tulisan ini adalah sebagai cerminan apa yang sudah kita lakukan, termasuk cerminan bagi diri penulis pribadi untuk mencapai sesuatu yang lebih baik dan lebih benar dari hari kemarin. Kebaikan dan kebenaran yang kita hasilkan tentu akan sangat bermanfaat untuk orang banyak, sekecil apapun itu. 

 

Pentingnya Dokumentasi di Awan bagi Dunia Pendidikan Tinggi

Sering orang merencanakan pekerjaan atau aktivitasnya, setelah aktivitas dilakukan muncul rasa puas dan menganggap aktivitasnya berhasil baik. Bisa jadi benar, namun susah menarik kesimpulan keberhasilan jika tanpa ada bukti. Salah satu bukti penting adalah catatan, dokumen, tulisan dan semacamnya. Jika bukti ada, mudah untuk melakukan evaluasi. Tinggal melihat perencanaan dan membandingkan dengan hasil. Adakah anomali diantara kedua proses tersebut dari dokumen yang ada? 

Dokumentasi pekerjaan di era IT ini berprinsip paper less, tidak butuh kertas. Semuanya dilakukan secara online. Mencatat aktivitas di awan (cloud) maksudnya adalah melakukan penyimpanan dokumen di server internet. Dokumen disimpan secara online. Apa yang kita kerjakan, catat dan simpan di internet, sebahagian perlu untuk dipublikasi di website.

Budaya kerja online semacam di atas sangat bermanfaat bagi dunia pendidikan tinggi. Coba kita perhatikan, tuntutan pemerintah terhadap kinerja perguruan tinggi seperti akreditasi program studi, akreditasi institusi perguruan tinggi, pengurusan jabatan fungsional, sertifikasi dosen, persiapan menghadapi hibah-hibah kompetisi, pengisian kinerja dosen dalam SIPKD, proses pengusulan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Semuanya berbicara tentang dokumen. Dokumen-dokumen yang dihasilkan oleh civitas akademika perguruan tinggi menjadi parameter kinerja yang dicapai institusi. Perguruan tinggi yang memiliki dokumen lengkap, berkualitas akan ditetapkan sebagai perguruan tinggi yang baik dan layak menjadi wadah bagi masyarakat untuk menuntut ilmu dan mengembangan pengetahuan.

Kenyataannya tidak semuanya berlaku demikian. Di banyak perguruan tinggi, permasalahan dokumen dan kearsipan untuk keperluan penilaian kinerja seperti di atas selalu menjadi permasalahan yang terus-menerus berulang. Kita tidak pernah mau belajar dari pengalaman, padahal permasalahan kearsipan sangat mudah dilakukan di era internet ini. Dengan sedikit upaya yang tidak terlalu mahal, kita bisa melakukan digitalisasi dokumen ke dalam server internet, baik yang berbayar maupun tidak. Lembaga hanya memerlukan printer, scanner, komputer, jaringan internet dan tentu saja SDM yang mengoperasikannya.

 

Identikasi Permasalahan yang Dihadapi Perguruan Tinggi

Permasalahan yang dihadapi perguruan tinggi selama ini adalah ketiadaan dokumen. Sebenarnya bukan tiada dokumen sama sekali, namun budaya pendokumentasian segala aktivitas yang telah dikerjakan tidak selalu dilakukan. Pada saat kondisi reguler, semua orang tidak ada yang teringat untuk mendokumentasikan dokumen. Begitu musim akreditasi tiba, ingin mengikuti hibah kompetisi yang diselenggarakan pemerintah, atau keperluan lain semacam itu semuanya menjadi panik. Lemari-lemari dibongkar untuk mencari dokumen. Seluruh dosen diminta untuk mem-foto-copy apa yang telah mereka hasilkan selama periode tertentu. Padahal dosen sudah melakukan berulang kali menyerahkan foto copy pada masa-masa yang lalu. 

Mengapa hal tersebut selalu terjadi? Faktor pertama adalah perihal manajemen, khususnya perencanaan. Kita belum membiasakan perencanaan adalah hal pertama yang perlu dilakukan. Di dalam kelas para dosen mengajarkan apa yang harus dilakukan dalam manajemen. Plan-Do-Check-Action, tahapan ini sekedar menjadi konsep (mungkin termasuk penulis sendiri). Merencanakan, melakukan apa yang telah direncanakan sambil mendokumentasikan, mengevaluasi apa yang telah dikerjakan berdasarkan dokumentasi yang ada dan membandingkannya dengan realitas di lapangan, dan memperbaiki kekurangan berdasarkan evaluasi agar hasil pekerjaan dapat menjadi lebih sempurna. Kebanyakan dari kita adalah melakukan apa yang teringat dan tidak pernah mengevaluasi dan memperbaiki kekurangan yang ada. 

Faktor kedua adalah good will sumber daya manusia (SDM). Masalah kompetensi atau kemampuan adalah sesuatu yang penting. Namun kompetensi, skill atau kemampuan bisa diproses dan dipelajari. Seseorang mungkin tak mampu menguasai pekerjaan tertentu, namun ketika ia berkemauan untuk mencoba, bertanya kepada yang lebih mampu dan melakukan terus menerus, masalah kesulitan bekerja menjadi terpinggirkan. Hal yang paling susah bagi SDM sebenarnya adalah ketiadaan good will , niat baik, niat mulia dalam bekerja, bukan masalah teknis pekerjaan. Banyak orang bekerja tujuan utamanya adalah "saya dapat apa". Jika tak ada kemungkinan yang didapat maka menolak dan menghindar. Ini sangat berbahaya. Kita orang yang beragama kebanyakan hanya untuk ibadah-ibadah wajib dan rutin. Padahal ibadah banyak sekali macamnya. Salah satunya adalah bekerja. Benar sekali prinsip bekerja adalah ibadah. Setiap pekerjaan harus mengandung nilai ibadah, bukan mengandung duit atau harapan untuk berprestasi agar bisa karirnya mulus. Karir dan duit adalah efek dari pekerjaan, bukan tujuan. Sebenarnya sudah hukum alam "sunnatullah" bahwa pekerjaan linear karir dan materi. Jika pekerjaan dilakukan dengan baik, benar dan ikhlas, maka jabatan dan materi akan datang sendiri. Tidak perlu sangat pusing memikirkan hal itu. Biarlah tangan Tuhan yang melakukan itu, yang penting apa yang didapat berkualitas, bukan masalah kuantitas. Banyak tapi tak berkah akan selalu merasa kekurangan. Sedikit namun mengandung keberkahan akan selalu merasa berkecukupan. Ini yang sudah dilupakan orang di zaman ini.

Faktor ketiga adalah sistem, fasilitas dan peralatan. Bisa jadi orang sudah memiliki niat mulia dalam pekerjaan, kemauan ada, ia menguasai teknis pekerjaannya, tetapi sumber daya semacam sistem, sarana, fasilitas dan peralatan tidak tersedia dengan baik dan lengkap. Bagaimana jika orang ingin bertani namun cangkul tidak dimiliki? Seluas apapun lahan sawah akan menjadi semak belukar. Bagaimana orang ingin mendokumentasikan pekerjaannya di internet jika tidak ada dibangun sistem yang baik dan permanen untuk melakukan itu? 

 

Solusi dan Kemanfaatan

Bagaimana melakukan sesuatu di internet, seperti mempublikasikan, mendokumentasikan atau mengarsipkan segala jenis pekerjaan? Bukankah kita memiliki kekurangan dalam ketersediaan sumber daya? Tidak sulit sebenarnya, semua diawali dari diri sendiri, jangan menunggu segalanya dari atasan. Yang pertama adalah membangun good will, niat mulia. Sempurnakan niat dari orientasi kepada materi dan jabatan menjadi orientasi kepada pekerjaan adalah ibadah. Bangun komitmen di dalam diri, bahwa segala apa yang kita kerjakan adalah untuk kemanfaatan bersama, bukan memupuk rasa egoisme bahwa pekerjaan adalah untuk kepentingan pribadi atau untuk memperkaya diri. Kembali kita perlu menanamkan, bahwa rezeki adalah urusan Allah, kita bekerja saja dengan baik dan benar.

Kedua, rencanakan dan publikasikan rencana Anda. Perencanaan di dunia online perlu dipublikasikan, agar seluruh anggota organisasi mudah membacanya kapan saja dan dimana saja. Para pengguna seperti dosen, pegawai dan mahasiswa kini semuanya menggunakan internet, bahkan dengan kehadiran smartphone di tangan mereka akan mudah sekali mengetahui segala sesuatu kapan saja diminta atau perlu untuk segera dikerjakan. Orang tidak lagi perlu membuang waktu untuk membuka catatan di buku atau membongkar dokumen di lemari, semuanya bisa dibaca di website dan melakukan apa yang belum mereka kerjakan dari rencana yang ada. Rencana yang terdokumentasi secara online juga bisa menjadi alat kontrol bagi semua orang. Benarkah apa yang direncanakan sudah dilakukan? Prinsip keterbukaan atau transparansi akan menjadi kenyataan. Tidak ada lagi pekerjaan yang ditutup-tutupi karena takut diketahui bahwa pekerjaan itu menghasilkan uang. Orang akan meminta bagian dari uang yang dihasilkan dari pekerjaan. Gunakan prinsip, bekerja sesuai dengan kinerja. Orang-orang yang terlibat dalam pekerjaan wajib diberi kompensasi finansial berdasarkan kinerja yang mereka lakukan. Orang yang bekerja banyak mendapat honor banyak, orang yang bekerja sedikit diberikan uang yang sedikit. 

Ketiga, publikasikan sekecil apapun pekerjaan Anda. Jangan tunggu lama-lama, segera publikasikan aktivitas sebelum terlupa. Publikasi yang perlu dilakukan adalah publikasi di website terhadap hasil aktivitas secara ringkas, dan menyimpan dokumen pendukung secara manual di lemari arsip. Lakukan juga penyimpanan secara online entah itu di email, penyimpanan online (online storage) seperti di Google Drive, DropBox dan sejenisnya. Scan dokumen jika membutuhkan untuk discan dalam PDF atau image. Suatu saat, ketika dokumen dibutuhkan maka akan sangat mudah untuk mengirimkannya kepada orang lain yang meminta dokumen tersebut. Tinggal mengirimkan melalui email maka proses permintaan dokumen akan selesai dilakukan. Jika memungkinkan, untuk dokumen-dokumen yang tidak bersifat rahasia, maka perlu dipublikasikan, dibuat link-nya agar siapa saja membutuhkan dapat men-download-nya sendiri, tanpa harus merepotkan si penyimpan dokumen. 

Keempat, evaluasi dan perbaiki pekerjaan Anda. Dengan segala publikasi dan penyimpanan online maka proses evaluasi akan mudah dilakukan. Kita bisa membaca kembali apa yang sudah dilakukan. Sudah sesuai dengan yang direncanakan atau tidak. Cek juga dokumen pendukung yang telah Anda digitalkan, memang terbukti tidak sesuai atau sudah sesuai, Jika belum sesuai lakukan perbaikan dan publikasikan serta dokumentasikan kembali. 

Bagi para dosen, publikasi dan dokumentasi online juga bermanfaat untuk diseminasi ilmu pengetahuan, sekaligus menjadi alat evaluasi terhadap apa yang telah dilakukannya. Dokumen-dokumen dosen misalnya laporan hasil penelitian, artikel jurnal dan hasil karya lainnya. Apa dilakukan dosen hanya akan menjadi sampah jika disimpan di dalam lemari. Tetapi ketika di-online-kan akan bermanfaat sebagai sumber belajar bagi orang banyak, tujuannya adalah bersedekah ilmu. Sesederhana apapun yang dihasilkan dosen akan bermanfaat jika dipublikasikan di internet. Sebesar dan sebaik apapun jika jika di sisimpan dan dinikmati sendiri tiada bermanfaat apapun. Selain itu, upaya mencegah atau mendeteksi plagiarisme pun akan mudah dilakukan jika hasil karya seseorang dipublikasikan online. Ambil sebahagian tulisan kita pribadi atau tulisan orang lain, lalu deteksi di situs-situs pendeteksi plagiarisme. Perlu diperhatikan, deteksi plagiarisme dilakukan bukan untuk mencari-cari kesalahan orang lain. Semuanya harus diawali dengan niat baik, niat mulia. Apa yang kita lakukan agar kita belajar agar kita tidak melakukan keburukan seperti yang dilakukan orang lain. Tujuan kita adalah agar ke masa depan kita menghasilkan produk ilmiah dengan cara-cara yang etis, jujur, benar dan menghargai produk-produk intelektual. 

 

Contoh Sederhana

Penulis tidak memiliki latar belakang keilmuan di bidang IT, namun sedikit kemauan dan kreativitas mencoba untuk membangun teknologi penyimpanan di awan dengan sumber daya yang tidak berbayar di internet. Apalagi orang-orang yang memang memiliki skill IT yang mumpuni, tentu akan menghasilkan sesuatu yang hebat bagi perguruan tinggi.

Apa yang penulis bangun seperti contoh di bawah ini adalah mendokumentasikan kinerja dosen secara online di dalam bidang penelitian dan luar penelitian, seperti jurnal, buku teks, pemakalah forum ilmiah dan HakI, serta dokumen-dokumen lainnya milik dosen.

Klik di ini untuk melihat contoh

 

Penutup

Bagi sebahagian orang, mempublikasikan aktivitas di internet bisa jadi dianggap negatif, hanya untuk unjuk gigi, pamer, ingin mendapatkan pujian atau agar dianggap oleh pimpinan memiliki kinerja yang baik. Sebaliknya, orang-orang yang berpikir positif akan menganggap sesuatu kebaikan yang dibuat perlu dimaknai, dianggap menjadi peluang, dicontoh dan diikuti jika dianggap benar dan bermanfaat. Orang-orang yang berpikir positif, jika dirinya sukses maka ia juga ingin orang lain sukses seperti dirinya, bukan sukses sendiri, kaya sendiri, hebat sendiri. Kita perlu menjadi orang-orang yang termasuk dalam kelompok positif ini. Lakukan saja, walaupun sekecil apapun karya Anda, apabila jelek hasilnya setidaknya kita sudah berbuat dan di masa depan bisa disempurnakan lagi. (Azuar Juliandi).

Share